Secrétaire pédagogique parcours CFI

Mission principale

Assurer le fonctionnement pédagogique et administratif du parcours professionnel dont dépendent les départements en liaison avec toutes les personnes concernées : étudiants, enseignants, services centraux ou personnes externes à l’établissement en concertation avec la directrice et la direction des études du parcours.

Missions et activités

Accueil et information

  • Accueillir par tout biais (physiquement, téléphoniquement, courriel) les usagers, les personnels enseignants, et les personnes externes à l’établissement.
  • Informer et orienter les étudiants, personnels administratifs et enseignants pour toute question relative à l’organisation administrative et pédagogique.
  • Actualiser les données relatives aux formations sur le site de l’Inalco.

Recueillir et traiter l’information

  • Enregistrer, trier et suivre le courrier et le courrier électronique départ / arrivée.
  • Archiver et classer les données administratives relatives à la filière.
  • Rechercher les éléments de réponses et /ou transférer les demandes aux personnes concernées.
  • Analyser le caractère d’urgence d’une demande.
  • Récupérer les fiches HC des enseignants et faire le suivi.

Assurer la gestion pédagogique des étudiants

  • Informer les étudiants sur le fonctionnement de la filière et décrire le(s) cursus.
  • Gérer et suivre les dossiers de candidature et organiser les commissions d’admission.
  • Gérer et suivre les inscriptions pédagogiques des étudiants.
  • Préparer la rentrée universitaire (étudiants et enseignants) en concertation avec la direction de la filière.
  • Préparer les examens, les soutenances et les sessions de rattrapage : planification, reproduction de sujets, préparation des salles, surveillance.
  • Saisir ou importer-exporter des notes dans Apogée pour lancer les calculs, éditer les relevés de notes.
  • Organiser les jurys et préparer les PV.
  • Planifier la consultation des copies.
  • Récupérer les conventions de stage des étudiants et les rapports de stage.
  • Préparer les conférences (reprographie, affichage, aide logistique).
  • Elaborer et gérer l’emploi du temps et le planning des formations (en collaboration avec le directeur de la filière).
  • Gérer les salles avec le service du planning.
  • Contribuer à l’élaboration de l’annuaire des anciens étudiants.

Compétences

Compétences théoriques

  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’établissement.
  • Connaissance de l’offre de formation de l’INALCO et des réglementations des licences et masters dans l’enseignement supérieur.

Savoir-faire opérationnel

  • Maîtriser l’expression écrite et orale et les techniques d’accueil.
  • Maîtriser les logiciels APOGEE, Word et Excel (dont le publipostage) ainsi que la messagerie électronique.
  • Faire preuve d’une grande autonomie en sachant rendre compte efficacement.
  • Savoir travailler en équipe.
  • Savoir organiser et planifier ses activités en liaison avec le Pôle des inscriptions et du suivi pédagogique.
  • Savoir faire face aux situations d’urgence.
  • Faire preuve de ponctualité.

Savoir-faire comportementaux

  • Avoir un sens profond du contact, des relations humaines.
  • Être en capacité d’écoute et d’accueil.
  • Savoir s’adapter rapidement.
  • Etre réactif et dynamique.
  • Faire preuve de neutralité et de discrétion.
  • Faire preuve de rigueur : être consciencieux.
  • Faire preuve de polyvalence.
  • Faire preuve de fiabilité / maîtrise de soi.
  • Faire preuve de disponibilité.

Contraintes particulières

  • Présence durant toutes les périodes d’ouverture de l’établissement en fonction des nécessités de service.
  • Présence aux évènements organisés par la DSVE ou la filière.
  • Présence pendant les pics d’activités et pendant les sessions d’examens.
  • Mutualisation des activités avec les services de la DSVE en fonction des pics d’activités.
  • Maîtrise d’APOGEE en secrétariat pédagogique obligatoire

Modalités de recrutement

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires de catégorie C par voie de mutation ou de détachement dans les conditions prévues par le décret n°85-986 du 16 septembre 1985.
Il est également ouvert aux personnels contractuels.
Les personnes intéressées sont invitées à adresser leur candidature (curriculum vitae détaillé et lettre de motivation) à l’adresse suivante : drh-gpeec@inalco.fr

Contact

Direction des ressources humaines

65 rue des Grands Moulins
75013 Paris