Association étudiante à l’Inalco : Mode d’emploi
1ère partie : Créer une association à l’Inalco
Créer une association n’est ni difficile, ni coûteux. Une simple déclaration permet à votre association d’acquérir la personnalité juridique, d’ouvrir un compte en banque, de recevoir des dons et de développer ses activités.
I/ Les statuts
I.1) Rédiger des statuts
Les statuts représentent le texte de référence d’une association ; l’équivalent de la Constitution dans un régime politique. Ils doivent être en conformité avec la loi et ils prévoient un cadre juridique pour l’association. Ils peuvent être accompagnés d’un règlement intérieur dans lequel seront spécifiés certains points non prévus par les statuts. Vous pouvez trouver des exemples de statuts sur le site internet du service public ou sur d’autres plateformes adaptées.
à https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R2631
I.2) Établir les listes des membres dirigeants et des activités envisagées
Vous devez impérativement établir une liste des dirigeants de la future association
Vous devrez aussi rédiger un projet d’activités et actions que vous prévoyez d’entreprendre après la création de votre association.
I.3) Prendre rendez-vous avec le service REVE
Parallèlement à la rédaction des documents suscités, prenez rendez-vous avec le service de la Réussite Etudiante et de la Vie Etudiante (vie.etudiante@inalco.fr) afin de pouvoir bénéficier d’un accompagnement sur mesure. La Vie Étudiante procède à une vérification de tous les documents en collaboration avec le service juridique de l’établissement.
I.4) Se réunir en assemblée constitutive
Les membres fondateurs se réunissent en assemblée constitutive afin que le président de séance présente le projet de statuts. L’assemblée adopte ledit projet et établit la liste des membres du conseil d’administration et de son bureau et leurs fonctions au sein de l’association. Le procès-verbal de l’assemblée constitutive retranscrit toutes les décisions y ayant été prises.
Voir modèle de procès-verbal d’assemblée constitutive en annexe ci-dessous.
II/ La procédure de déclaration auprès de la Préfecture
Lorsque vous recevrez un avis favorable, vous pourrez entamer la procédure de déclaration de votre association auprès de la Préfecture de police (de Paris). Il s’agit d’une procédure que vous réalisez en ligne sur le site internet du service public dédié aux associations loi 1901.
III/ Insertion de l’association au JOAFE
Vous aurez à demander l’insertion au Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprises (JOAFE) car il s’agit de la seule preuve juridique attestant l’existence légale de l’association. Il est donc impératif de garder l’original et de garder une archive numérisée de l’attestation d’insertion au JOAFE.
Quelques liens utiles
www.service-public.fr
www.associationmodeemploi.fr
www.animafac.net
IV/ Assurance et banque
Dès que votre association est reconnue légalement, vous devez contracter une assurance de responsabilité civile et ouvrir un compte bancaire.
Renseignez-vous (par exemple auprès des autres associations de l’Inalco) afin de comparer les tarifs, les avantages et inconvénients de différentes banques.
Généralement, la banque peut vous proposer une assurance (contractée avec une compagnie d’assurance partenaire). Prenez contact avec un conseiller avant de prendre rendez-vous afin qu’il vous indique toutes les pièces justificatives dont vous devrez vous munir lors de l’ouverture du compte.
2ème partie : Faire reconnaitre et/ou domicilier une association à l’Inalco
I / Reconnaissance en tant qu’association étudiante de l’Inalco
Afin d’être reconnue « association étudiante de l’Inalco », une association doit transmettre (en version numérisée) au service REVE (vie.etudiante@inalco.fr) un dossier de demande de reconnaissance (téléchargeable ci-dessous) complété, signé et accompagné des pièces justificatives y étant demandées.*
*Le dossier devant être présenté en Commission CVEC (CoCVEC), l'association doit consulter les dates de CoCVEC indiquées et respecter les délais de transmission du dit dossier.
- Le dossier est examiné par le service REVE et le service juridique de l’Inalco.
- Le dossier est présenté en CoCvec.
-pour une nouvelle association qui fait sa demande de reconnaissance: présentation par le président de l'association lors de la CoCVEC (membres, objet, projets, etc.)
-pour une association déjà existante, la CoCVEC se réserve le droit de convoquer les responsables de l'association pour qu'ils présentent leur demande de reconnaissance
- Si la CoCVEC approuve la demande, la décision est notifiée par mail à l'association, une décision de reconnaissance est signée par le président de l'Inalco et le président de l'association signera la Charte des associations étudiantes de l'Inalco (modalités à voir avec le service REVE).
Nota 1, la reconnaissance est consentie à titre précaire et révocable. Elle prendra fin si l’association cesse de remplir ses obligations ou en cas de faute, de non-respect des conditions requises pour en bénéficier, cessation d’activité ou de dissolution de l’association. Cf article 2.3 de la Charte des associations de l’Inalco
Nota 2 : Une demande de reconnaissance d’une association ne prétend ni à une domiciliation ni à un hébergement à l’Inalco.
II / Domiciliation de l’association à l’Inalco
Afin d’être reconnue « association étudiante de l’Inalco », une association doit transmettre (en version numérisée) au service REVE (vie.etudiante@inalco.fr) un dossier de demande de domiciliation (téléchargeable ci-dessous) complété, signé et accompagné des pièces justificatives y étant demandées.*
*Le dossier devant être présenté en Commission CVEC (CoCVEC), l'association doit consulter les dates de CoCVEC indiquées et respecter les délais de transmission du dit dossier.
Attention, la domiciliation à l’Inalco se fait sous réserve que la totalité des membres du bureau de l’association et plus de la moitié de ses adhérent.e.s soient régulièrement inscrites à l’Inalco en cursus principal.
Le service REVE et le service juridique instruisent et vérifient la conformité du dossier. La demande de reconnaissance est soumise pour avis à la commission CVEC, puis pour accord au/à la président.e. de l’Inalco. La décision est notifiée à l’association par le service REVE.
Nota - La domiciliation est le lieu physique du siège social de l’activité associative. Elle ne donne pas droit à l’hébergement.
III / Cas des antennes locales émanant de structures extérieures à l’Inalco
Création d’une antenne locale à l’Inalco
Les associations domiciliées hors de l’Inalco (telles que les organisations étudiantes représentatives au niveau national ou les fédérations généralistes ou de filières) qui souhaitent créer une antenne étudiante locale à l’Inalco et mener des activités sur le campus doivent déposer auprès du service REVE (vie.etudiante@inalco.fr) le dossier de demande (en version numérique) accompagné des pièces justificatives demandées (dossier téléchargeable ci-dessous).*
*Le dossier devant être présenté en Commission CVEC (CoCVEC), l'association doit consulter les dates de CoCVEC indiquées et respecter les délais de transmission du dit dossier.
Si la création de l’antenne est acceptée, une autorisation d’exercer des activités sur le campus sera délivrée pour une année.
Attention, l’autorisation pour une antenne étudiante locale à l’Inalco d’exercer des activités sur le campus doit être renouvelée tous les ans !
Nota 1, l'autorisation est consentie à titre précaire et révocable. Elle prendra fin si l’association cesse de remplir ses obligations ou en cas de faute, de non-respect des conditions requises pour en bénéficier, cessation d’activité ou de dissolution de l’association. Cf article 2.3 de la Charte des associations de l’Inalco
Nota 2 : Une demande de création d'antenne locale d’une association ne prétend ni à une domiciliation ni à un hébergement à l’Inalco.
3ème partie : Renouvellement de la reconnaissance / de la domiciliation d’une association à l’Inalco
I / Durée et Renouvellement de la reconnaissance / domiciliation
La reconnaissance comme la domiciliation entrent en vigueur à compter de la signature de la Charte des associations de l’Inalco pour la durée de l’année universitaire en cours.
La reconnaissance en tant qu’association de l’Inalco et/ou la domiciliation à l’Inalco doivent être renouvelées tous les ans !
II / Modalités de renouvellement
Une association reconnue comme association de l’Inlaco et/ou domiciliée à l’Inalco doit déposer auprès du service REVE (vie.etudiante@inalco.fr) le dossier (en version numérique ) de demande de renouvellement de la reconnaissance et/ou domiciliation à l’Inalco accompagné des pièces justificatives demandées. (dossier envoyé sur demande par le service REVE )
Une antenne étudiante locale déjà reconnue à l’Inalco doit déposer auprès du service REVE (vie.etudiante@inalco.fr) le dossier (en version numérique ) de demande de renouvellement du droit d’exercer des activités sur le campus accompagné des pièces justificatives demandées (téléchargeable ci-dessous). *
*Le dossier devant être présenté en Commission CVEC (CoCVEC), l’association doit consulter les dates de CoCVEC indiquées et respecter les délais de transmission du dit dossier.
III / Cas des antennes locales : renouvellement de l'autorisation d'exercer des activités sur le campus
Une antenne étudiante locale déjà reconnue à l’Inalco doit déposer auprès du service REVE (vie.etudiante@inalco.fr) le dossier (en version numérique) de demande de renouvellement du droit d’exercer des activités sur le campus accompagné des pièces justificatives demandées (dossier téléchargeable ci-dessous).*
*Le dossier devant être présenté en Commission CVEC (CoCVEC), l’association doit consulter les dates de CoCVEC indiquées et respecter les délais de transmission du dit dossier.
Attention l’autorisation pour une antenne étudiante locale à l’Inalco d’exercer des activités sur le campus doit être renouvelée tous les ans !
Liste des DOCUMENTS et ANNEXES (téléchargeables en bas de page):
-Charte des associations de l’Inalco
-Charte des Évènements festifs
-Exemple Statuts association
-Exemple Assemblée Générale constitutive
-Reconnaissance association Inalco 23-24
-Création Antenne locale Inalco asso étudiante 23-24
-Renouvellement Reconnaissance et-ou domiciliation association Inalco23-24
-Renouvellement Autorisation activités antenne étudiante locale Inalco 23-24
-Bilan moral 22-23*
-Bilan financier 2023*
*Modèles de document demandés dans le dossier de renouvellement de reconnaissance ou d’autorisation d’exercer des activités sur le campus
